Jedną z bardzo częstych przyczyn wymuszających korektę listy płac jest nadpłata składek ZUS wskutek przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych w danym roku kalendarzowym.

Korygowanie rozliczeń płacowych z powodu, o którym mowa powyżej, rodzi niezmiennie wiele pytań. Stąd przygotowaliśmy niniejszy tekst, przedstawiając w nim praktyczny przykład oraz udostępniając link do wyjątkowego kalkulatora, który prowadzi krok po kroku przez proces „prostowania” wyliczeń po wystąpieniu nadpłaty składek zusowskich.

🎯 Kadry i Płace Książka 2024 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: kalkulator wynagrodzeń 2024, korekta listy płac, korekta składek ZUS, nadpłata składek ZUS aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

Nadpłata składek zusowskich wymaga skorygowania rozliczeń z ZUS

Nadpłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwykle jest skutkiem błędu systemu płacowego lub niepoinformowania przez zatrudnionego o ozusowanych dochodach z innych źródeł. Wymaga ono przede wszystkim:

• sporządzenia odpowiednich korekt dokumentacji zusowskiej – komplet korygujący dotyczący miesiąca, w którym nastąpiła nadpłata składek, powinien składać się: z raportu ZUS RCA, w którym wykazuje się składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyliczone już od prawidłowych podstaw wymiaru oraz z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której uwzględnione winno być prawidłowe rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń za wszystkie osoby ubezpieczone, po wzięciu pod uwagę zmian wynikających z korygującego raportu ZUS RCA;

• zwrócenia osobie, której nadpłata dotyczy, składek niesłusznie pobranych z jego wynagrodzenia – zwrot w tym zakresie dokonywany winien być:
  • nawet jeżeli płatnik nie wystąpił do ZUS o zwrot składek (wówczas kwotę należną zatrudnionemu zakład pracy finansuje z własnych środków),
  • po uprzednim pomniejszeniu nadpłaconej kwoty o powstałą niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, a także o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą należy skalkulować od sumy przychodów postawionych do dyspozycji zatrudnionemu w miesiącu wypłacania mu nadpłaconych składek ZUS (w podstawie opodatkowania uwzględnia się kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pobranych ze środków zatrudnionego ponad roczny limit przed pomniejszeniem jej o niedopłatę składki zdrowotnej; od zwracanej pracownikowi kwoty nadpłaty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne).

Nienależnie opłacone składki są zaliczane z urzędu na poczet składek zaległych lub bieżących, zaś w razie ich braku na poczet składek przyszłych, o ile płatnik nie złoży wniosku o ich zwrot.

Wcześniejszych rozliczeń podatkowych nie korygujemy

Zaznaczmy, że korekty składek ZUS wywołują skutki w momencie rozliczenia. Oznacza to, że takie korekty nie wiążą się z koniecznością korygowania:

• dokonanych na listach płac rozliczeń w zakresie podatku dochodowego, gdyż przy jego kalkulowaniu uwzględniono faktycznie pobrane w danym miesiącu z przychodu zatrudnionego składki społeczne (mimo, iż zostały nadpłacone);

• informacji PIT-11 za rok, w którym doszło do nadpłaty, albowiem powinna obrazować ona stan faktyczny zaistniały w danym roku. W informacji tej trzeba wszakże uwzględnić te zaliczki podatkowe i składki zusowskie, które faktycznie zostały pobrane przez pracodawcę z dochodu zatrudnionego w roku, za który jest ona sporządzona. A zatem wspomniany formularz służy odwzorowaniu zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania (potwierdzają to chociażby interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 11 marca 2019 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.9.2019.1.ŁS oraz z 24 czerwca 2019 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.134.2019.1.KF).

Sprawdź niezawodny kalkulator do korygowania list płac w przypadku nadpłaty składek emerytalno-rentowych:

🧮 Kalkulator Online – Jak rozliczać nadpłatę składek na ub. emerytalne i rentowe
Jak rozliczać nadpłatę składek na ub. emerytalne i rentowe
➪ Kliknij i Sprawdź

Przykład

Firma we wrześniu 2024 r. otrzymała z ZUS zawiadomienie, że jeden z jej pracowników (niebędący uczestnikiem PPK) otrzymujący co miesiąc stałe wynagrodzenie w wysokości 14.500 zł brutto, w lipcu 2024 r. przekroczył ze względu na dodatkowe przychody z innego miejsca pracy roczną podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne oraz rentowe, a mimo to miał naliczone ww. składki bez uwzględnienia tego faktu. W piśmie zusowskim podano informację, iż lipcowa podstawa składek emerytalno-rentowych winna wynieść 8.460 zł, a pracodawca ustalił ją na poziomie 14.500 zł. W efekcie:

• nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowanych przez pracownika wyniosła: 680,10 zł (589,50 zł + 90,60 zł), zgodnie z wyliczeniem: [(14500 zł x 9,76%) – (8460 zł x 9,76%)] + [(14500 zł x 1,5%) – (8460 zł x 1,5%)];
• niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne to: 61,21 zł, zgodnie z wyliczeniem:

  [(589,5 zł + 90,6 zł) x 9%] (niedopłata powstała z tego powodu, że pierwotnie zaniżona została podstawa skł. zdrow. wskutek uwzględnienia przy jej ustalalniu zawyżonych skł. emer.-rent.).

Zakładając, że pracodawca zwrócił nadpłatę składek pracownikowi we wrześniu 2024 r. i uwzględniając dodatkowo fakt, iż pracownik, uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, wrześniowa lista płac z obliczonymi świadczeniami do wypłaty powinna wyglądać następująco: